Para nadie es un secreto que los institutos académicos cumplen un rol académico en la sociedad. De hecho, el crecimiento de la educación se ha hecho notorio en los últimos años. En parte, esto se debe a la llegada de la educación a distancia. Ya no es necesario trasladarse de ciudad o incluso país para cursar estudios avanzados. Sin embargo, sí es necesario que el estudiante cuente con un Asesor Educativo Virtual que lo acompañe en esta experiencia.

El asesor y el Profesor Virtual son los componentes fundamentales para el éxito de un instituto académico. Ambos son la cara visible de la empresa, por lo que deben manifestar un excelente trato con el estudiante.

¿Qué es un Asesor Educativo Virtual?

El asesor de educativo online es una figura que acompaña al estudiante durante todo el proceso académico. Desde que aplica para un programa de estudios, necesitará a alguien cerca para consultar dudas.

En resumen, su función es estar allí cuando el estudiante lo necesite. Sin embargo, su rol varía según el tipo de institución. De hecho, el asesor educativo de una universidad virtual no hace lo mismo que el de una agencia de estudios.

¿Cuáles son las Funciones de un Asesor Educativo Virtual?

En cualquier tipo de empresa, el asesor educativo es el primero en contactar al estudiante. Desde el mismo momento en el que hay alguien interesado en algún programa educativo, el asesor actúa. Hace el primer contacto para recopilar información básica.

El asesor conoce al estudiante para saber por qué se interesó en el programa y qué expectativas tiene. Posteriormente, podrá utilizar estos datos para saber qué tipo de programa se ajusta más a su perfil.

Además, tiene como reto convencer al prospecto si este tiene dudas sobre el programa. Es decir, si este presenta excusas para tomar la decisión de no inscribirse, el asesor educativo utiliza técnicas de persuasión para convencerlo de cambiar de opinión. Para ello, el propio empleado debe estar convencido y muy seguro de los beneficios que aporta el programa.

Orienta al estudiante a metas reales y alcanzables. En ocasiones, algunos pueden llegar a un instituto virtual de idiomas con la expectativa de aprender inglés en un mes. El trabajo de un asesor educativo es explicar cómo funciona el aprendizaje de una lengua y la propia metodología del programa.

Una vez el estudiante ha decidido aplicar al programa, el asesor sigue estando presente allí. Sin embargo, sus funciones cambian notablemente. Estas varían de acuerdo al tipo de institución, principalmente por la cantidad de estudiantes a los que debe acompañar.

En un instituto educativo, suele ser una figura central a la que todos pueden recurrir. En cambio, el asesor educativo de una agencia de estudios es un factor totalmente personalizado. Veamos cómo desarrolla sus funciones en ambos casos.

Asesor Educativo en un Instituto Académico Virtual

Cuando se trata de educación a distancia, el asesor desempeña las funciones de un consultor. Es decir, el estudiante recurre a él en cualquier momento para presentar dudas o reclamos. En este caso, su rol es muy similar al de un Agente de Servicio al Cliente. De hecho, si presenta algún problema técnico con la plataforma del curso, a quien contactará será al asesor educativo.

También puede tomar la iniciativa de contactar a los estudiantes y preguntarles sobre su experiencia. De esta manera, se asegura de mantener un seguimiento que le permita detectar inconvenientes a tiempo. En este sentido, cumple las funciones de un Customer Success Manager.

Por lo general, es una figura que mantiene el orden y soluciona problemas rápidamente. Así, garantiza que la experiencia de los estudiantes en el instituto virtual será la más óptima.

Asesor Educativo en una Agencia de Estudios en el Exterior

Para empezar, una agencia de estudios no ofrece programas educativos por sí misma. En cambio, es un conjunto de Oficinas Virtuales que asesoran al estudiante para estudiar en instituciones extranjeras. Las agencias ayudan a obtener la documentación necesaria, gestionan la inscripción en el instituto e incluso el alojamiento.

A raíz de ello, el rol del asesor sufre un cambio drástico luego de la conversión del prospecto a cliente. En lugar de parecerse a un consultor, en realidad desempeña funciones prácticamente al nivel de un Asistente Virtual.

Gestiona los trámites migratorios

Aunque puede que la agencia cuente con varias oficinas, por lo general el asesor tramita los papeles necesarios para migrar. Incluso si este rol no lo cumple él, es responsable de mantener al estudiante informado sobre el estatus de sus documentos. Por ende, no puede desentenderse nunca del tema.

Perfila el destino del estudiante y gestiona su llegada

Además, el asesor tiene la tarea de perfilar al estudiante y seleccionar el destino que más se ajuste a sus necesidades. Posteriormente, llevará a cabo todos los trámites para aplicar a la institución, gestiona el viaje e incluso el alojamiento. Es decir, en realidad el cliente solo debe preocuparse por ir al destino, estudiar y disfrutar la experiencia.

Hace seguimiento del estudiante y maneja su agenda

Aun así, sus funciones no terminan en ese momento. De hecho, recién allí es que inicia su verdadero rol. Incluso luego de haber accedido a la institución, el asesor educativo es quien lleva la agenda del estudiante y se asegura de que no tenga problemas. Es decir, vela por el aprendizaje y una buena experiencia del cliente. 

Puede organizar las salidas recreativas durante los tiempos libres. Este es un factor que el cliente valora mucho, ya que estando en un país extranjero, tal vez no tome la iniciativa de salir sin un guia. Sin duda alguna, esto es muy bien recibido por él e incrementa su experiencia con la agencia.

¿Qué Beneficios Aporta el Asesor Educativo Virtual?

Sin lugar a dudas, este es un profesional indispensable para garantizar el crecimiento de cualquier empresa orientada a la educación. Es quien lleva a cabo toda la comunicación entre la empresa, el estudiante y la institución académica externa, de existir.

Aporta varios beneficios tanto para la empresa como para los clientes, siendo el perfecto nexo entre ambos elementos. Repasemos algunos de los más relevantes, caso por caso.

En un instituto virtual

Mantiene al estudiante satisfecho

Este es un factor importante, ya que no hay nada mejor para cualquier empresa que tener clientes contentos. El servicio que presta un asesor facilita la relación marca-consumidor, ya que soluciona cualquier inconveniente que se presente. De esta manera, la reputación de la empresa mejora con cada estudiante que llega.

Descongestiona funciones de la directiva

Gracias a los asesores educativos, usted no tiene que preocuparse por lidiar con problemas comunes de los estudiantes. Los asesores resuelven todos los inconvenientes menores, y le reportan a usted aquellos que requieran mayor intervención.

En una agencia de estudios

El servicio es menos costoso

Todas sus funciones las realiza de forma virtual, por lo que ni siquiera necesita una oficina en el extranjero para apoyar al cliente. De hecho, incluso tiene la capacidad de gestionar a varios estudiantes a la vez. Además, el empleado virtual presenta muchas Ventajas Competitivas que le permitirán a la agencia adquirir el mejor talento al menor costo.

Para aprovechar al máximo esta característica, usted puede contar con asesores externos como los de Efiempresa. Estos profesionales virtuales reducen considerablemente los costos. De hecho, en lugar de invertir más de 1000 dólares por mes a causa del sueldo, sin contar con bonos, prestaciones sociales, utilidades, vacaciones y más, usted puede contratar a uno por tan solo 200 dólares.

Fideliza al estudiante

Desde todo punto de vista, el asesor educativo virtual tiene como objetivo garantizar que la experiencia del estudiante sea placentera. Al lograrlo, es muy factible que este vuelva a contar con os servicios de la marca, y que además difunda las virtudes de esta. Así, la reputación se ve potenciada.